Gyakran ismételt kérdések

Általános jellegű kérdések
Milyen böngésző használata ajánlott? 
A fedezetkezelő rendszer használatához Mozzila Firefox vagy Google Chrome böngészőt ajánljuk. Internet Explorer használatával egyes funkciók nem működnek.

Hol lehet elérni? 
www.elsofedezetkezelo.hu

Mi az az e-fedezetkezelő/elektronikus alvállalkozói nyilvántartás?
Építtetői fedezetkezelő közreműködése esetén a fővállalkozó kivitelező építési naplórészének mellékletét képező elektronikus nyilvántartás, mely tartalmazza az építési tevékenység megvalósításában résztvevő összes vállalkozó kivitelező és az általuk vállalt kivitelezési munka adatait.

Milyen értékhatár felett kötelező a rendszerben való részvétel?
A közösségi értékhatárt (nagyságrendileg 5 millió eurót) meghaladó értékű beruházások esetén kötelező építési fedezetkezelő igénybevétele. Ez alatt a Felek döntése alapján önkéntesen választható.
Az értékhatár számításánál egybe kell számítani az azonos építtető által több év alatt megvalósuló, összefüggő vagy egymáshoz kapcsolódó földterületen azonos rendeltetésű és a rendeltetésében egymáshoz szorosan kapcsolódó új építmények vagy meglévő építményen végzett építőipari kivitelezési tevékenység értékét.

Kinek kell használnia fedezetkezelő rendszert?
Az építési tevékenység megvalósításában résztvevő összes vállalkozó kivitelezőnek (fő-és alvállalkozó) használnia kell az építési naplóval összhangban.

Milyen előnyöket jelent a rendszerben való részvétel?
A rendszer átláthatóvá teszi a beruházó/építtető számára a vállalkozói díj kifizetésének teljes menetét, biztosítja, hogy a beruházáson munkát végző alvállalkozók a tényleges munkavégzésükhöz igazodó vállalkozói díjhoz hozzájussanak.
A fővállalkozó nem érdekelt indokolatlan levonásokat érvényesíteni a vállalkozói díjból, mivel az a fedezetkezelő ellenőrzése alatt áll. Ezzel csökkenthető a beruházással kapcsolatos indokolatlan jogviták száma, amely elősegíti a beruházás határidőben és megfelelő minőségben a tervezett pénzügyi kereteken belül történő átadását.

Mikortól kell használnom? 
A szerződéskötést követően és az építési naplóba történő bejegyzéssel egy időben az elektronikus alvállalkozói nyilvántartásban is regisztrálni kell az új szerződést/alvállalkozót.
Építtető: A beruházás megkezdése előtt az építtető szerződést köt a fedezetkezelővel, aki létrehozza az adott beruházást a rendszerben, rögzíti az építtető és a fővállalkozó között létrejött szerződést.
Fővállalkozó: új alvállalkozói szerződés megkötésekor, az építési naplóba történő bejegyzéssel egy időben a fedezetkezelő rendszerben is regisztrálni kell az alvállalkozót.
Alvállalkozó: Ha az alvállalkozó/ellenszolgáltatásra kötelezett vállalkozó további alvállalkozót kíván bevonni, úgy a szerződés aláírását követően regisztrálnia kell a rendszerben. 

Meddig az időpontig szükséges a bevont alvállalkozóm regisztrálása a rendszerben?
A fővállalkozónak vagy ellenszolgáltatásra kötelezett vállalkozónak az alvállalkozó regisztrálását a szerződéskötést követően, valamint az építési naplóba történő bejegyzéssel egy időben, de legkésőbb az építési tevékenység megkezdéséig el kell végeznie.

Milyen fő feladataim vannak, amit el kell végeznem a rendszerben?
Építtető: Munkaellenértékének adminisztrálása műszaki ellenőrként: Fővállalkozói szerződésekhez tartozó munkaütemek ellenértékének rögzítése (teljesítési igazolásban elismert munka ellenértéke).
Fővállalkozó: Új alvállalkozói szerződés létrehozása. Az egyszer használatos jelszó továbbítása. Alvállalkozói szerződés elfogadása. Fedezet és előleg állapotának adminisztrálása. Számla kifizethetőségi lekérdezés. Saját alvállalkozói szerződés és a munkaütemek rögzítése, jóváhagyásra továbbítás. Munkaütemek adminisztrálása.
Alvállalkozó/Ellenszolgáltatásra kötelezett vállalkozó: Új alvállalkozói szerződés létrehozása. Az egyszer használatos jelszó továbbítása. Alvállalkozói szerződés elfogadása. Fedezet és előleg állapotának adminisztrálása. Számla kifizethetőségi lekérdezés. Felelős műszaki vezető: elismert ellenérték adminisztrálása.

Mennyi időt vesz igénybe a rendszer használata?
A szerződések rögzítése maximum 10 perces folyamatot jelent. A munkaütemek további havi adminisztrálása 2-3 percnél nem vesz több időt igénybe. A rendszer úgy került kialakításra, hogy a teljesítés igazolás kiadásának kezdeményezése és az utalások rögzítése egy kattintással megvalósítható legyen.

Kinek van jogosultsága a felület adminisztrálására? 
Az alkalmazás szigorú jogosultság ellenőrzést alkalmaz. Az eltérő jogosultságú felhasználók minden esetben csak a saját hatáskörüknek megfelelő tevékenységet tudják elvégezni. Az egyes jogosultsági szinteken más-más adatokat tekinthet meg a felhasználó, eltérő lehet az adatok módosíthatóság, illetve a programban elérhető menüpontok és különbözőek lehetnek. A rendszerben történő rögzítések során a naplózás mind a módosítást végző felhasználót, mind a módosítás helyét beazonosító IP címet rögzíti és visszakereshetővé teszi.

Milyen jogosultságokkal tudok dolgozni a rendszerben?
Építtető    Fővállalkozó    Alvállalkozó/Ellenszolgáltatásra kötelezett       
Építtetői adminisztrátor (mester felhasználó)    Generál kivitelező adminisztrátor – szerződések rögzítése (mester felhasználói jogkör)   Vállalkozó adminisztrátor – szerződések, TIG rögzítése
Építtető    Generál kivitelező – TIG rögzítése    Vállalkozó – szerződések, TIG rögzítése
Építési műszaki ellenőr – elismert ellenérték rögzítése    Felelős műszaki vezető – elismert ellenérték rögzítése    Felelős műszaki vezető – elismert ellenérték rögzítése

Anyagbeszállítóként szükséges-e regisztrálnom magam?
A szállító cégek regisztrálásáról a jogszabályok nem rendelkeznek egyértelműen. Így a cég vezetőjének döntése, hogy saját vállalkozása érdekében (a kifizetés biztonsága érdekében) mennyire tartja fontosnak a fedezetkezelő rendszer alkalmazását.

Mi a teendőm, ha több fővállalkozó működik közre a beruházáson?
Az építtetőnek lehetősége van több fővállalkozóval együtt dolgozni és ezeket a szerződéseket egy beruházás alatt külön-külön kezelni, annak érdekében, hogy a fővállalkozói szerződések egy építtetői mester felhasználó által kezelhetőek legyenek.

Kitől számíthatok a számlám ellenértékének kifizetésére?
Az adott építési ütem befejezését követően a fedezetkezelő a beruházás műszaki ellenőre által kiállított teljesítés igazolások alapján közvetlenül kifizeti az alvállalkozókat, ha a fővállalkozó kifizetésének időpontjáig az alvállalkozók kifizetése nem történt meg. Abban az esetben, ha alvállalkozó és a fővállalkozó között esetlegesen jogvita merül fel, a fedezetkezelő ennek lezárásáig elkülöníti a vitatott vállalkozói díjat.

Mikor számíthatok a számlám ellenértékének a kifizetésére?
Az adott építési ütem befejezését követően az alvállalkozónak kezdeményezni kell a teljesítés igazolás kiadását a fővállalkozó felé. Ezt követően a felelős műszaki vezető rögzíti a teljesített ellenértéket, amit az alvállalkozói elfogadás után a fővállalkozó utal részére. Amennyiben a fővállalkozó kifizetéséig nem történik meg az alvállalkozók kifizetése, a fővállalkozó kifizetésével egyidejűleg történik meg az alvállalkozók kifizetése még abban az esetben is, ha az alvállalkozó felé vállalt fizetési határidő nem járt le.
A kifizethetőség érdekében fontos a fedezetkezelő rendszerben az adott ütemek határidőben történő adminisztrálása, ennek hiányában az utalás nem történhet meg.

Belépéssel kapcsolatos kérdések

Mikor, kitől kapok hozzáférést? (az egyszer használatos jelszó)
Építtető, fővállalkozó: az építtető és a fővállalkozó(k) között létrejött szerződést a fedezetkezelő regisztrálja a rendszerben, ezután az első belépéshez szükséges egyszer használatos jelszót (mester azonosító) átadja számukra.
Alvállalkozók: a szerződéskötést követően a fővállalkozónak/ellenszolgáltatásra kötelezett vállalkozónak regisztrálnia kell az alvállalkozóját a rendszerben. A regisztrálást követően generálódott felhasználó nevet és jelszót át kell adnia részére az első belépéshez.

Mi az az egyszer használatos jelszó?
Az első belépést követően először az egyszer használatos un. mesterazonosító adatokat kell megváltoztatni. A mesterazonosító a vállalkozó kivitelező elsődleges vagy más néven fő azonosítója, mely teljes hozzáférést biztosít az adatok adminisztrálásához. 
Az egyszer használatos jelszó az alvállalkozó regisztrálásakor generálódik a rendszerben, ezt a fővállalkozónak v. az ellenszolgáltatásra kötelezett vállalkozónak kötelessége továbbítani az alvállalkozója részére.
Az első belépéskor meg kell változtatni, új felhasználó nevet és jelszót kell megadni.
Azt javasoljuk, hogy az új, megváltoztatott adatokat jegyezzék fel annak érdekében, hogy a későbbiekben ez ne okozzon problémát.

Nem nyomtattam ki az egyszer használatos jelszót, hol érem el?
Az adott szerződéshez szükséges egyszer használatos jelszó elérhető a „Dokumentumok” fül alatt.

Mi a teendőm, ha elfelejtettem a jelszavamat?
Új jelszó igénylését e-mailben kell jelezniük. Az igényt továbbítjuk a fejlesztők részére, akik ez alapján új jelszót generálnak.

Rögzítéssel kapcsolatos kérdések (alvállalkozók részére)

Mit jelent a szerződés rögzítése?
A fővállalkozó regisztrálja a rendszerben a saját alvállalkozóját és átadja részére az első belépéshez szükséges felhasználó nevet és jelszót tartalmazó dokumentumot. Ezt követő az alvállalkozó rögzíti a szerződés adatait és az építési tevékenység ütemeit.
Mit jelent a jóváhagyásra küldés? Miért szükséges? (aktívvá válik a szerződés)
A szerződés adatai és a munka ütemek rögzítését követően a szerződés csak akkor válik aktívvá a fedezetkezelő rendszerben, ha az ellenszolgáltatásra kötelezett vállalkozó által jóváhagyásra kerül. A szerződést az alvállalkozónak kell elküldenie jóváhagyásra a megrendelője felé a rendszeren keresztül.
Nem látom előre a pontos havi teljesítések ütemét. Mi a teendőm?
Tisztában vagyunk azzal, hogy az építési-kivitelezési tevékenységeknél nem lehet egy pontosan megtervezett ütemhez ragaszkodni, mert az építőipari kivitelezés nem egy előre meghatározott papírforma szerint működik. Ennek alapján a munkaütemeket javasolt havi teljesítésekkel rögzíteni egy becsült vállalási díjjal, mivel ennek feltétele, hogy a rögzített szerződés aktívvá váljon a rendszerben. Ezt követően havonta ún. „gördülő tervezés” alkalmazásával aktualizálni kell azt az előrehaladás függvényében.

Milyen vállalási összeget rögzítsek be, ha fordított áfa hatálya alá tartozik a szerződésem és milyen összeget, ha nem?
Amennyiben a szerződés fordított áfa hatálya alá tartozik úgy a nettó, áfa nélküli összeget kell rögzíteni, más esetben mindig a bruttó összeget kell feltüntetni.

Mi a teendő abban az esetben, ha nem tudom a pontos TEÁOR kódot?
A TEÁOR kód kiválasztása nincs befolyással a szerződés későbbi helyzetére és módosítható is, azonban a szerződés rögzítésének feltétele ennek kiválasztása, így azt javasoljuk, hogy a 4110 Épületépítési projekt szervezése TEÁOR kódot válasszák ki.

Miért nem tudok új alvállalkozói szerződést rögzíteni?
Több alvállalkozói kör esetében, addig nincs lehetőség alvállalkozói szerződés rögzítésére, amíg nem került jóváhagyásra a saját szerződése.

Mi az oka annak, ha nem tudom adminisztrálni a saját szerződésemet és mi a teendőm ebben az esetben? 
Abban az esetben, ha az adminisztrációt nem végzik el a 15 napos határidőt követően a rendszer automatikusan tovább lép a folyamatban, így a későbbiekben ennek rögzítése nem végezhető el. 
Amennyiben egy szerződés/lezárult munkaütem utólag szorul módosításra azt már csak a fedezetkezelőnek van lehetősége elvégezni. A módosítási igényeket e-mail formájában fogadjuk és ezek elvégzéséről is e-mailben küldünk visszajelzést.

Honnan tudom, hogy hol tart a folyamat és mit kell csinálni? 
A fedezetkezelő rendszer úgy került kialakításra, hogy felhasználói számára automatikus e-mail értesítéseket, üzeneteket küldjön az egyes folyamatok állapotáról és az elvégzendő feladatokról, ezenkívül az építési tevékenységek állapotát ütemenként is nyomon követi.

A teljesített igazolásban elismert munka ellenértéke 0 Ft, ez miért lehet? 
Ebben az esetben a felelős műszaki vezető nem rögzítette az elismert ellenértéket a megadott a határidőn belül, így a rendszer által automatikusan 0 Ft került rögzítésre, így az átutalandó összegnél is 0 Ft szerepel és a számlát nem tudják kiállítani. Az ezzel kapcsolatosan módosítási igényüket e-mailben jelezzék számunkra.

Miért van szükség a felelős műszaki vezetőre? 
Az ellenszolgáltatásra kötelezett vállalkozó felelős műszaki vezetőjének rögzítenie kell a munkaütem tekintetében az alvállalkozó által elvégzett és a felelős műszaki vezető által jóváhagyott munka ellenértékét. Amíg a felelős műszaki vezető nem rögzíti a munka ellenértékét, az alvállalkozó nem tudja kiállítani a munkaütemre vonatkozó számlát. Amennyiben a felelős műszaki ellenőr a rendelkezésre bocsájtott időn belül nem rögzíti az alvállalkozó által elvégzett munka ellenértékét, úgy a rendszer a határidő leteltével 0,- Ft értékben határozza azt meg, melyet az alvállalkozó nyilvánvalóan vitatni fog. Ekkor elindul a vitás ügy rendezésének folyamata, melybe a fedezetkezelő is bekapcsolódik.

Felelős műszaki vezető feladatai:
A teljesítési igazolásban elismert munka ellenértékének rögzítése mellett a felelős műszaki vezetőnek kell rögzíteni a jóteljesítési és a szavatossági garancia mértékét is, valamint az esetleges kompenzációkat, megrendelői ellenszámlát (munkahelyi szolgáltatás, skontó).
A pontos rögzítés azért fontos, mert a teljes összegből ezen összegek levonásra kerülnek, amennyiben az utalandó összeg kevesebb úgy a rendszer kifizetetlenséget jelez, és nem engedi lezárni az ütemet.